Précautions à prendre au sujet de votre profil numérique


Par Nancy Cleman, avocate (Sternthal Katznelson Montigny sencrl)

Texte traduit de l’anglais (see english version)

Plusieurs articles ont été publiés sur les bienfaits de « désencombrer » ou d'organiser nos biens, de mettre la "maison en ordre". Pourtant, le désordre que l’œil perçoit n’est pas le seul en cause. En effet, le désordre qui se cache dans les appareils électroniques utilisés quotidiennement ou dans les « nuages » devrait aussi faire l’objet de préoccupation. En matière virtuelle, ce qu’on ne voit pas occupe beaucoup plus d'espace que ce qu’on peut imaginer. Pensons à toutes ces photos jamais imprimées, entreposées sur un disque dur ou une carte mémoire. Il est souvent plus difficile de nettoyer ce que nous ne voyons pas.

Les téléphones intelligents, tablettes et ordinateurs portables, bien que légers, peuvent contenir des gigaoctets de données. De même, les sites Web de tiers, dont on utilise souvent la plateforme pour partager des renseignements et effectuer des transactions, contiennent une quantité impressionnante d’information à notre sujet. Ces sites offrant des services toujours plus performants, on compte de plus en plus sur eux pour nos comptes de messagerie et mots de passe requis pour transmettre, stocker et recueillir de l’information.

Il faut cependant s’interroger sur ce qu’il advient de toute cette information en cas d’absence prolongée (ennuis de santé, décès, etc.), si personne ne sait comment y accéder. Le but de ce court article est de vous encourager à prendre les mesures nécessaires pour planifier votre empreinte digitale maintenant… et après.

L’importance de l’inventaire

Dans un premier temps, il importe de dresser l’inventaire de tous les renseignements numériques utilisés : les comptes de messagerie, les mots de passe qui en permettent l’accès, les comptes sur les divers réseaux sociaux, les comptes bancaires en ligne, les paiements de factures, etc.

Plusieurs comptes sont ainsi ouverts – la technologie toujours plus performante permettant de créer un compte en quelques clics – et lorsque, d’un simple coup de souris, on accepte les conditions d'utilisation, on se soumet bien souvent sans le savoir à des conditions provenant de juridictions éloignées, avec toute la complexité que cela comporte. Il faut se rappeler que lorsqu’un avocat devient inapte ou décède sans laisser de trace permettant l’accès à ces renseignements essentiels, la personne qui s’occupe de ses affaires est placée dans une situation délicate. En effet, il lui sera difficile, voire impossible, pour cette dernière d'accéder aux divers comptes et aux précieux renseignements qu'ils contiennent (dossiers des clients, courriels ou autres documents importants). Cela pose un problème de taille, surtout si l’avocat en question utilisait dans sa pratique quotidienne des services de messagerie comme Gmail (utilisé à titre d’exemple – la même mise en garde s'applique aux autres services de messagerie, médias sociaux, appareils électroniques, etc.). S’ajoutent à cela les risques que des personnes malveillantes tentent d’accéder à ces précieux renseignements en se cachant derrière une simple adresse courriel.

Un gestionnaire de compte inactif

Il importe donc d’être proactif et de prendre toutes les précautions qui s’imposent. Plusieurs fournisseurs de services de messagerie ou de médias sociaux ont des politiques d'accès très restrictives. Google, par exemple, a un « gestionnaire de compte inactif » qui permet de désigner des fiduciaires qui auront accès aux renseignements du compte dans certaines circonstances particulières. Voici un extrait d’un article intitulé Plan your digital afterlife with Inactive Account Manager publié par Andreas Tuerk, gestionnaire de produit, sur Google Public Policy Blog.

... The feature is called Inactive Account Manager — not a great name, we know — and you’ll find it on your Google Account settings page. You can tell us what to do with your Gmail messages and data from several other Google services if your account becomes inactive for any reason.

For example, you can choose to have your data deleted — after three, six, nine or 12 months of inactivity. Or you can select trusted contacts to receive data from some or all of the following services: +1s; Blogger; Contacts and Circles; Drive; Gmail; Google+ Profiles, Pages and Streams; Picasa Web Albums; Google Voice and YouTube. Before our systems take any action, we’ll first warn you by sending a text message to your cell phone and email to the secondary address you’ve provided. ...

Google propose quatre options pour gérer le compte :

  • Délai d’inactivité
    On définit un délai d’inactivité, après quoi le compte est considéré comme inactif. Le délai commence à partir de la dernière connexion au compte Google.
  • Alertez-moi
    Le gestionnaire de compte inactif prévient l’utilisateur, par courriel ou message texte, avant l’expiration du délai d'attente.
  • Prévenir les contacts et partager les données
    Ajouter des personnes de confiance qui pourront être prévenues que vous n'utilisez plus votre compte. Vous pouvez également, si vous le désirez, partager des données avec eux
    .
  • Suppression optionnelle de compte
    Si vous le souhaitez, vous pouvez donner instruction à Google de supprimer votre compte en votre nom.

Lire l'extrait tiré du Centre d’aide de Google, qui explique la procédure à suivre pour accéder au compte d’une personne décédée si rien n’a été planifié pour déterminer quoi faire avec le compte.

Conclusion

En résumé, lorsqu’on entreprend de mettre de l’ordre dans sa vie virtuelle, il faut :

  • Faire l’inventaire exhaustif de son empreinte numérique et des mots de passe qui permettent d’accéder aux divers services ;
  • S’interroger sur la pertinence de chacun des comptes et s’assurer de comprendre et de respecter la politique de confidentialité et les conditions d'utilisation des services utilisés.
  • Désigner une personne de confiance, l’informer de sa volonté advenant inaptitude ou décès, garder une copie de cette information et la joindre au mandat pour inaptitude et au testament ;
  • Conserver ces renseignements dans un endroit sûr, les consulter et les mettre à jour de temps à autre ;
  • S’assurer qu’advenant inaptitude ou décès, les liquidateurs ou mandataires auront accès aux volontés, qu’une personne de confiance aura accès aux ordinateurs, téléphones, tablettes, factures payées en ligne, cartes de fidélité, divers services offerts en ligne, comptes de messagerie et comptes ouverts sur les réseaux sociaux tels Twitter, Facebook et LinkedIn ;
  • En ce qui concerne la pratique, s’assurer que la personne désignée pour assurer le suivi des dossiers en cas de décès ou d’inaptitude (art. 78 du Règlement sur la comptabilité et les normes d’exercice professionnel des avocats) aura accès à tout ce qui lui permettra de s’acquitter efficacement de sa tâche, le moment venu. Cette précaution est particulièrement importante pour ceux qui exercent seuls.

Bref, en planifiant son empreinte digitale maintenant et en prenant toutes les précautions requises, on facilite la récupération des données et on évite de perdre dans le cyberespace des renseignements personnels importants, les nôtres comme ceux des clients.