Maximiser l'efficacité des outils technologiques

Cette conférence était présentée par le comité des avocates dans la profession.

Près de cinquante personnes étaient réunies le 2 mai dernier au Club St-James pour apprendre à maximiser leur efficacité par le biais d’outils électroniques.

Me Carolina Rinfret, qui agissait comme maître de cérémonie, a invité les conférenciers à livrer leurs meilleures astuces aux participants.

Android
Me Magali Fournier a brisé la glace en décrivant les attributs du téléphone intelligent Android.
Comme tout téléphone, il lui permet de faire des appels, gérer ses courriels et faire le suivi de son calendrier, mais  les caractéristiques qui en font un de ses appareils préférés sont les grandes
possibilités de personnalisation des pages d’accueil, l’environnement de style « Google » et l’option qui lui permet de générer un réseau sans fil pour les besoins de son ordinateur, et ce, presque partout.

De plus, en liant son Android à un compte de messagerie Gmail, elle reçoit automatiquement chaque matin un courriel l’informant de ses rendez-vous de la journée. D’ailleurs, l’application <Google Calendar Sync> lui permet de synchroniser ses différents agendas (Outllook, Gmail et Android).

Ses préférences, parmis les applications qui ont le double avantage d’améliorer son efficacité et d’être gratuites, sont les suivantes :

Avec les documents :

  • <Evernote>
  • <OneNote>
  • <CamScanner>
  • <Google Cloud Print>
  • <Google Drive>
  • <Swype>
  • <Olive Office Premium>
  • <Polaris Office>

Sur les médias sociaux :

  • <LinkedIn>
  • <Twitter>

Avec son téléphone intelligent :

  • <Advanced Task Killer>
  • <Gesture Search>

Enfin, Me Fournier rappelle qu’il faut s’assurer de la compatibilité de nos applications préférées, lorsqu’on change la version du programme d’opération de l’Android.

Blackberry
Me Xavier Beauchamps-Tremblay a poursuivi en présentant les différentes facettes du BlackBerry. Un sondage à main levée démontre la popularité de celui-ci.

Le BlackBerry est reconnu pour ses fonctionnalités de sécurité, parmi les plus avancées de l'industrie. Cet important aspect permet de rassurer l’avocat qui l’utilise. La possibilité de gérer les applications et les profils de sécurité de plusieurs appareils, simultanément et à distance, le rend attrayant pour les grandes entreprises.

Bien qu’il soit déçu de la pile de son nouvel appareil – celle du modèle « Bold » avait une durée de vie plus longue –le conférencier apprécie la facilité avec laquelle le BlackBerry peut gérer une avalanche de courriels. À ce sujet, il suggère aux participants de se créer des raccourcis pour les mots ou les longues expressions utilisés fréquemment, afin de réduire le temps de rédaction des courriels.

L’application « Dropbox » permet à Me Beauchamps-Tremblay d’accéder à ses documents partout où il se trouve et de les partager de façon sécuritaire, améliorant ainsi son efficacité.
Finalement, il invite les participants à jeter un coup d’œil aux applications « TripIt » pour les voyages, « Tungle.me » pour planifier des rendez-vous, « Opéra » pour améliorer l’expérience de navigation sur le téléphone intelligent et « Kindle » qui permet d’apporter son livre préféré partout!

iPhone
M. Hubert David présente le iPhone. Il démontre comment d’un tour de main, il peut utiliser sa tablette iPad pour créer une présentation visuelle en la reliant à un projecteur. Également, il peut la joindre à un clavier « Bluetooth » pour plus de confort.

Bien que le iPad et le iPhone soient surtout appréciés pour la qualité de leur écran et la force de leur navigateur – des attributs essentiels à des fins de divertissement –ces appareils peuvent être tout aussi performants pour le travail, puisque tous deux peuvent, au besoin, remplacer un ordinateur. D’ailleurs, l’installation des claviers français, anglais et espagnol permettra d’utiliser la fonction « Auto Correct », qui s’activera dans la langue correspondant au clavier choisi.

Pour la gestion des courriels, le programme reconnait automatiquement les dates et les numéros de téléphone, permettant ainsi de créer un rendez-vous ou d’effectuer un appel d’un simple clic.

Lors de la navigation sur Internet, il suggère d’utiliser la fonction « lecteur » qui apparait dans la barre de navigation, qui facilite la lecture en générant, dans une nouvelle fenêtre,  l’article exempt du contenu publicitaire.

M. David partage quelques-une de ses applications préférées, soit :

  • « Skype Premium », « WebEx », « Adobe Connect » et « Fuze Meeting » pour la vidéoconférence.
  • « Evernote »
  • « Dragon Dictation » pour la reconnaissance vocale.
  • « Merriam Webster » parce qu’un dictionnaire est toujours utile!

M. David rappelle que les chambres d’hôtel sont maintenant équipées de téléviseurs munis d’un connecteur de type « HDMI ». En y branchant le iPhone ou le iPad, on peut visionner sa vidéographie ou discographie sans frais additionnels.

La première portion de la conférence se termine sur un dernier conseil de M. Hubert : il faut explorer son téléphone intelligent, toutes marques confondues, pour se familiariser avec ses fonctionnalités, en consultant au besoin les guides d’utilisation offerts en ligne.

Les produits et services du Centre d'accès à l'information juridique (CAIJ)

Le conférencier du CAIJ, Me Benoit Côté fait un tour d’horizon du site Internet du CAIJ afin de souligner la multitude de ressources disponibles : les signets juridiques, les dossiers de recherche «Topo », les fils « RSS » qui permettent d’accéder rapidement aux contenus de certains sites dès leurs mises à jour et le dernier-né du CAIJ, l’outil de recherche « Unik », qui permet de chercher simultanément dans l'ensemble des ressources de la suite JuriBistroMD du CAIJ, au contenu si vaste et diversifié. Les résultats obtenus peuvent d’ailleurs être affinés progressivement par source de droit, type de document, juridiction, tribunal, auteur, date, etc.

La présentation de Me Côté a permis aux participants de se familiariser avec les règles d’écriture, qui permettent de maximiser les recherches en ciblant les résultats. Celles-ci sont d’ailleurs disponibles lors de l’utilisation de l’outil « Unik ».

En conclusion, pour citer la bâtonnière Elizabeth Greene, cette conférence a offert un bel aperçu des possibilités liées à l’utilisation des outils technologiques et donne le goût d’en apprendre davantage.